北方工业大学是北京市属的以工为主，理、工、文、经、管、法、艺相结合的多科性大学。学校设有8个学院，1个教研部，20个系，13个教学实验中心，13个研究设计院所，教职工总数近千人，在校生11000余人。
发展中的困惑
北方工业大学近年来学科建设发展迅速，对大学人事管理提出越来越高的要求。
一是教职工人员信息准确性难以保证。之前，在手工管理方式下，人员变动难以及时上报、维护，各类纸质文档信息经常处于滞后状态。一旦需要查阅人事信息，就需要翻箱倒柜地查找纸质文档，查询、统计工作耗时费力。
二是工作量逐步增大而工作效率难以提高。面对教职工队伍规模不断增加和人事管理工作量的不断扩大，人事处经常陷于左支右绌的境地。比如工资管理就是一个让人头疼的问题，采用excel方式进行管理时，平时工资变化不大的情况尚可应付，而一旦遇到类似每年年底薪级工资调整这样的工作，那么工作量骤增，往往需要加班完成；而且由于关系到每个教职工的切身利益，计算必须精确无误，工作压力很大。
三是管理规范性和精细化程度提升受到制约。由于校内各个单位不再设立专职的人事管理人员，而是由其他类别人员兼任。这些兼职人员既缺乏人事管理专业性，还经常发生人员变更，这也是很多大学非常普遍的状况；在手工方式下，院系内部的考勤、人员变动等基础人事管理流程规范性难以保证。
这些问题让毛处长想到了信息化。毛处长曾主管图书馆管理，期间有效推动了数字化图书馆建设，取得了很好的成效。面对人事管理滞后于数字校园建设的情况，北方工业大学在2010年初启动了人事管理信息化项目。e-hr系统于年中顺利上线，在近两年的运行中，信息系统的优势和效果逐渐体现出来。
建立整合的人员信息库
基于信息化系统，北方工业大学建立起全大学集中的教职工人员信息库，全面涵盖机关、教学、教辅、承包四类单位，在职、离休、退休、编外等各类型人员，实现了纸质文档的信息化。
这一转变，首先解决了信息分散和不准确的问题。由于人员基础信息和各类人员变动流程自动关联，一旦人员变动审批完成则相关信息自动更新，这样就避免了人员变动导致的信息变更滞后问题。
再次，各类查询统计方便快捷。人员信息查询统计是人事部门极为经常的一项工作，在e-hr系统内可以方便地完成各类信息查询，生成各类统计报表，大幅度提高了工作效率。
精细高效的工资管理
工资管理的应用大大提升了管理精确度和效率，对于这一点毛处长非常满意。
一是日常工资发放业务效率大幅度提升。只需要将国家事业单位工资标准和学津补贴标准定义到e-hr系统内，并及时维护教职工岗位等级和薪级信息，每月再将考勤信息及时导入，系统就可以自动完成工资计算，生成规定格式的银行报盘数据。工资发放业务就变得简单高效。
二是各类调资业务准确无误。按照事业单位工资管理制度，每年都要处理大量职务、职称晋升相关的岗位工资调整和大量年度薪级工资调整，这项工作政策性很强，加上涉及员工切身利益而备受关注。以往的调资工作往往需要按照资格条件，对照纸质文档逐一核准，而纸质信息可能存在不准确的问题，因此工作压力很大。在e-hr系统下，由于各项基础信息准确，只需要将薪级调整的条件设置为汉化公式，系统即可自动检索出符合条件的调资人员，通过信息化手段保证了调资业务的准确、无遗漏。
图：自动完成符合调资条件人员检索
三是工资分析能力增强。为了增强工资分配的科学性、合理性，经常需要对工资进行多维分析，比如对不同类别人员、不同院系、不同职称、不同职务等级人员进行分析以及各类跨年度纵向分析等。以往excel管理方式下，各类分析耗时费力，而宏景e-hr系统可以将上述各类分析模型预置到系统内，这样就可以随时完成各类分析工作，把复杂问题简单化。
规范的人事管理流程
规范性是事业单位人事管理的基本要求，而在院系分散管理的条件下保证规范性实在不易。
如何让非专业的兼职人员也做到规范管理呢？信息化是一个非常有效的方式。如上所述，北方工业大学将教职工转正定级、职务职称晋升、薪级晋升、退休等人事管理流程都通过宏景软件对象化的工作流引擎预置到e-hr系统内，各流程还与相应的工作表单关联；系统按照管理关系和流程节点自动推送任务到相关人员系统桌面，只需登录自助平台，点击链接即可进行相应审批。这种流程化、表单化、信息化的操作手段保证了人事管理流程的规范执行。
便捷充分的管理参与
大学是一个高级人才集中的组织，教职工普遍具有较强的知情权意识和管理参与意识。在以往的手工管理方式下，这些需求难以做到及时满足，在一定程度上影响了教职工对人事管理的满意度。
北方工业大学e-hr系统重视员工自助平台的应用。通过自助平台，全体教职工都可以随时随地登录系统，了解个人基本信息以及考勤、休假、薪酬、福利、个税等各类信息，查询各类人事管理制度；而院系管理人员还可以根据权限查看所辖教职工的上述信息，还可以在线完成前面所述各类人事审批。e-hr系统就成为了一个7×24的人事处，充分满足了教职工的知情权和管理参与要求，提升了人事管理的满意度。
人事处e-hr负责人认为北方工业大学的e-hr应用取得了阶段性成果，但还不够，今后将着眼于更丰富、更充分的应用，逐步将招聘、绩效管理、培训管理等纳入系统，从而进一步提升大学人事管理水平，将北方工业大学人事管理信息化水平不断推向新的阶段。
