现代化的管理必须借助现代化的手段、方法。要提高人事管理工作水平，就需要高效利用人事信息资源，实现人事信息的计算机管理。北京石油化工科学研究院是中国石油化工股份有限公司直属的综合性科学技术研究开发机构，以石油炼制和石油化工技术开发和应用技术研究为主，同时注重相关应用基础研究和高新技术探索研究。我院下设24个研究室，拥有一支综合技术优势突出的科研队伍，目前职工总数为1541人，各类技术人员1022人。经过多方分析和论证，从1999年起，我院开始使用北京宏景世纪软件公司研发的hrp软件网络版（10个站点），经过三年多来的推广使用，已建成了我单位的人事综合信息管理系统，有力地推动了石科院人事管理的科学化、规范化、现代化，使人事信息管理工作迈上了一个新台阶，极大地促进了人力资源开发和企业发展。现将我们在使用hrp软件过程中的一些体会总结出来，供其他用户参考和交流。
一、灵活、方便的建库功能
hrp软件采用标准代码体系结构，允许用户根据本单位的实际需要自行建库，并且可以自行增减、修改指标集或指标项。例如，我们在中国石油化工股份有限公司现有库结构的基础上，根据我单位的实际情况，新建了班组长管理子集、人员内部调动子集等子集，既与上级单位的管理结构一致，又满足了本单位的管理需求。这种自定义库结构的功能，增强了用户的随意性，可以满足不同用户的需求。
hrp系统还可根据需要在现有人员库基础上增加、修改、删除人员库，并可设置各类人员库的有效状态。2001年，上海商品研究院归入我院，考虑其管理与我院有所不同，其信息想单独存放在另一类库里，于是我们利用hrp软件工具箱中的调整人员库功能新增一类库，名称为“上海商品研究院”，并将上海商品研究院单位的人员信息录入其库中，方便了我们的管理。
二、方便快捷的数据录入和维护
想要为领导或其他部门提供准确的信息，数据的录入和维护是关键。hrp系统在数据库管理方面，采用了合理的内部链接结构，使得主集信息与子集信息为一对多的关系，对一个人的信息不仅包括当前信息，也包括历史信息，从而丰富了信息内容，改变了大多数软件中简单的信息处理方式，其直观的录入界面无须培训就能掌握。另外，系统提供的指标顺序重排、隐藏、锁定等功能，方便了操作员对人员信息的录入和修改，例如，对照数据采集表录入数据时，需要其项目与屏幕上输入项目的顺序上相一致，这时，只要调整指标顺序便可实现这一点，从而提高了操作员录入速度和准确性。此外，hrp软件还能够实现人员照片和多媒体信息的存储，我院现在所有人员历年的个人简历、学历学位、专业技术职务、家庭成员及社会关系、人员照片等数据都已录入到库中，由原先的“纸档案”全部转换成了直观、准确的“电子档案”。
三、多种输出形式，替代了大量的文字处理工作
1、登记表类的输出
日常工作中经常使用各类登记表格，如干部任免审批表、工资变动审批表、人员基本情况（履历表）等，以前大都是在word或excel中，通过手工制表录入完成，速度慢，工作量大。利用hrp系统提供的登记表功能，用户可自行设计表格样式，其操作风格与word相似，犹如用笔和橡皮在纸上画表，并可直接到数据库中提取数据自动生成该表。利用登记表功能，我们不仅制作完成了集团总公司下发的各类表格，如企业领导人员聘解呈报表、后备领导人员简要情况表等，还根据我院的实际管理要求，制作完成了职称评聘表、干部专业技术职务聘任表、因公出国（境）人员备案表等，大大提高了工作效率。
2、花名册的输出
在人事管理工作中最常使用的是各类人员花名册，hrp系统在这方面也非常灵活方便，用户可根据查询结果制作出各类花名册。花名册可输出成excel、dbf和html格式，以满足不同需求。我们在系统里定义了一些常用的花名册，如在职人员花名册、离退休人员花名册、专业技术人员花名册等。
四、操作简便的统计报表功能
对单位中各类人员信息进行统计、制作统计报表是人事工作者最常进行的工作，也是上级领导作宏观决策所依赖的基本数据。传统手工制表方式费时费力，效率低、准确性差。hrp系统提供了高效、灵活、方便的报表设计工具，既可自动生成预定义的年报统计报表，也可由用户自定义统计报表。根据我院的实际情况，我们制作了《全院各处室人员情况表》、《人才流失调查表》、《部门科室学历职称结构表》、《未来5年退休预测表》等统计报表，并实现了报表的自动生成。
此外，hrp系统还预定义了国家人事部的统计报表，近三年来，人事部年报及集团公司年报都是通过hrp软件自动生成的，原来需要一两个月才能统计出来的报表，现在只需一两天就能统计出来，大大提高了工作效率。
hrp系统投入使用以来，我们利用其准确详实的人事信息，协助院领导进行宏观调控和微观管理，为制定劳动计划、机构编制及进行定员定额提供了科学的依据，为管理者的正确判断和科学决策奠定了厚实的基础，先后为院领导和各部门多次进行查询数据、打印输出表格，提供数据库文件等多种服务，使人事信息得到了更充分的合理利用。
随着用户需求的不断变化，我们的软件也应在变化中发展，在变化中完善。我们真诚希望宏景世纪公司能紧跟用户需求，不断探索，将hrp系统不断改进和完善，并朝着精品化迈进。
