浙江工商职业技术学院 | 数字化转型浪潮下，如何构建现代化高职院校的人力资源管理和服务-yb体育app官网

介绍

浙江工商职业技术学院

浙江工商职业技术学院位于中国商业名城、现代化国际港口城市——宁波，是浙江省人民政府首批批准成立的四所全日制公办普通高等职业院校之一，前身为创建于1914年的“宁波公立甲种商业学校”，是全国高职高专人才培养工作水平评估优秀学校、浙江省示范性高等职业院校、浙江省优质高等职业院校建设单位。

近年来，学院一直在实践“总部-基地”办学模式，紧密对接区域经济和产业发展需求。学校2004年提出“总部-基地”办学构想。2005年开始，与宁海县政府、中国（宁海）模具城等合作建设了宁海产学研基地，成为国内高职院校中唯一的“中国模具产学研合作创新示范基地”。目前，基地有6个专业、1200余名学生，校企共建了16个实训室和2家占地8000m2的生产型教学工厂（年产值4个亿）和1个省级应用技术协同创新中心。2011年学校与慈溪市政府共建慈溪产学研基地。2015年双方共建占地413亩的慈溪学院。目前已有4个专业、300余名学生入驻。由此，学校构建了“一体两翼”的“总部-基地”办学格局。

浙江工商职业技术学院人事处长 邬琦姝

建立人事信息的电子档案，形成了数据准确、规范的教职工全生命周期主数据库，比如教职工的基本信息、工作信息、学习经历、职务信息、职称信息、合同信息等数据的标准化、电子化。

信息：从收集到标准

电子档案的管理范围包括管理部门、学院30余个机构，入库人员1000余名（包含外聘教师）。通过系统的新增、合并、划转、撤销等功能，对机构进行灵活管理。实现对岗位体系的管理，为智慧校园提供核心的组织机构数据标准，同时实现了近1000名人员（包含外聘教师）的人事电子档案查询，人事异动等业务数据自动更新。

电子档案信息结构体系主要包含了人员字段68项，项目子集30余项，基本涵盖了教师全生命周期的人事信息，满足了教育主管部门的要求，并实现到龄、到期的智能提醒（生日、退休、合同到期、进校30年、进修到期等）。

借用大数据力量，变数据收集为数据管理，用大数据的处理方法，提高人力资源统计工作的数据分析能力。

数据：从应用到管理

基于人事信息主数据库与丰富的业务办理结果，根据不同的要求及时、准确的响应各种各样的数据统计、报表上报、图表分析的需求，在快速满足各方统计需求的基础上，通过数据分析，总结和分析人事人才工作中存在的问题和优化的方向。同时给领导提供图数并茂、有价值的分析数据，辅助领导决策。

人事部门作为高校行政管理部门中非常重要的部门之一，担负着行政管理职能中的很多具体管理业务，几乎天天与各部门、院系或个人打交道，人事工作效率的高低、质量的优劣都直接关系到管理效益在教职工中的认可度。

服务：从效率到质量

建立一个高频的业务办理服务平台。在系统建设规划中，需要特别关注如何将高频的人事业务线上化，比如请假、出差审批、挂职锻炼、申请培训学时的认定、年度考核登记、兼职教师的聘用管理、课酬审批等，这些人事相关的流程能够通过线上平台来办理，最大程度地压缩教职工业务办理和信息填报的时间、精力，在响应省政府“最多跑一次”理念的同时，向“一次不用跑”靠拢。

前期项目建设是基于年度考核和信息化工作的要求，但是随着业务流程线上化之后，才真真切切的感受到人事业务流程在线化带来的好处，比如收入证明自动取真实数据，避免了人情干预；老师个人在线提交申请打印相关证明，之后在事务大厅盖章；在做年度考核过程中，做到留档和归档，规范信息的出口；同时，业务流程做到留痕，能够快速调取相关数据，快速响应主管部门的抽查审核。

在收集职称评审相关的数据过程中，比如对培训学时的认定，我们的教师在培训结束后，就会第一时间发起申请认定，等到评审时就不需要再审查材料的真实性了。当前人力资源系统配置业务流程30余项，配置人事卡片2张，制作花名册30余册，制作报表7份，这些业务已经渗透到人事工作的方方面面。

在业务流程的建设上，除了常规的业务流程，还有部分业务上的创新和拓展，实现人事业务的过程管理。比如，教师的挂职申请以及挂职后的过程管理、落实青年教师传帮带的信息填写、年度考核的填写和认定。日常工作中，第一时间进行审批确认、做足功课，年底就自然而然的收集到了全年的业务数据，无形中完善了教师职业生命周期的完整人事信息，也让年度考核的执行和落地有了更加客观的业务数据的支撑。

利用数字化手段实现高校薪酬管理工作流程化,促进高校薪酬管理工作规范化,制度化,提升高校薪酬管理工作效率和水平。

薪酬：从规范到互通

基于学校的现实情况，首先厘清我校的薪酬管理的业务流程规范和部门之间的职责权限，根据的薪酬管理需求，逐步上线薪酬变动、薪资审批、薪资发放、与财务系统的数据对接、教师绩效的统计、绩效分析和面向教师的个人薪资查询服务等功能。将薪资变动业务通过系统在线办理，同时把人事系统与财务系统的数据打通，实现了人事和财务的互联互通，对接月度工资、奖金核算表，补齐了人事工作中的“薪酬短板。

经验分享

首先，领导重视是成功的信心和决心。一是2018年学校将信息化建设工作定为重点工作，人事系统的建设是重中之重，所以项目推动力就非常高校、给力，上下同欲、共同推进；二是响应“最多跑1次”的号召，尽可能实行线上办公，简化高频事项流程；三是及时更新人事异动，保障人事基础数据，规范数据归口；四是提高数据统计效率和准确度，确保教师绩效管理万无一失，同时也节约了大量的人力投入。

其次，良好的三方协作界面是项目成功的润滑剂。人力资源系统建设是一个需要依靠多方力量去推动促成的项目，三方的高效协作至关重要。

（1）对于服务厂商宏景软件而言，需要一个高效的项目管理机制，因为当时项目建设周期短，需要快速上线，建设内容也很多，软件公司安排了专人从头至尾驻扎现场沟通和系统实施，定期汇报建设进度和成果。

（2）对人事部门而言，相关领导在建设过程中会定期跟踪督促进展，充分沟通需求，并协调软件公司和信息中心做好对接。

（3）此外，信息中心在此次项目建设给予了很大的支持，专门派计算机专业的专任教师到人事处全职挂职，以弥合人事部门与技术人员在需求沟通上的不充分问题。需求的充分沟通、充分表达和充分了解，对项目建设至关重要。

同时，项目组参与人员的用心付出是成功的保障。无论如何，将传统的高校人事业务经过梳理之后，搬到线上形成一套系统，不是一件容易的事，需要各方投入大量的精力，三方不断沟通、打磨方案、调整方案，最后再把方案落实到系统中，这样系统建设就会相对顺畅，能少走一些弯路，保证项目建设的效率和质量。

最后，最重要的是要把系统用起来、让系统动起来。在系统建设和使用的过程中，要引导人事部门工作人员多参与到系统的建设和使用，让他们去认识到：通过系统真的可以解决问题、提高效率，这样，人事部门的工作人员会乐于促成系统的使用；在为教师开放系统的时候，也要尽可能让他们觉得使用方便、节省精力。业务人员和教师使用的越多，系统就越完善，逐渐地建立起正循环，让所有参与使用的人都能受益。